Виртуальная АТС: экономия или заработок?

Просто и быстро организовать прием и распределение телефонных звонков так, чтобы он полностью соответствовал бизнес-процессам компании — задача не из легких. Но и она имеет решение благодаря широкому функционалу виртуальной АТС "Манго-Офис", который позволяет не просто сократить расходы на связь, но и повысить доходность работы ключевых служб: отдела продаж, клиентской службы, службы технической поддержки.

Быть всегда на связи

Допустим, в компании два территориально-распределенных офиса: центральный — в Москве и филиал — в Санкт-Петербурге. Для оптимизации работы службы техподдержки, IT-директору нужно, чтобы звонки клиентов из всех офисов переводились днем в Москву, а вечером и ночью — на мобильные телефоны дежурных инженеров. А звонки в отдел продаж, по мнению его руководителя, который думает о построении своих бизнес-процессов, должны идти днем в местный офис продаж, а после его закрытия — в Москву. Может ли виртуальная АТС "снять" оба этих вопроса?

Облачное решение от "Манго Телеком"

В качестве простого и недорогого решения организация может приобрести облачную АТС с двумя номерами: для Москвы — в коде 495 за 2.500 рублей и для Санкт-Петербурга — в коде 812 за 990 рублей. Дальше нужно выделить необходимые для компании группы, отделы и службы и создать соответствующий номерной план, объединяющий всех сотрудников (и группы сотрудников) в обоих филиалах. Для каждого номера необходимо записать голосовое приветствие ("Здравствуйте, Вы позвонили в компанию Х, если Вы хотите связаться с отделом технической поддержки, нажмите 1") и создать простые сценарии обработки вызовов.

Для компании в Москве (если рабочий день длится с 9 до 18.00) в настройках сервиса "в два клика" можно задать следующее расписание для группы техподдержки: с 9 до 18.00 и с 18.01 до 9 утра. Согласно ему поступившие в группу звонки с 9 до 18 будут переводиться в Москву — на указанные номера стационарных, мобильных или SIP-телефонов, принадлежащих специалистам центрального офиса. Это могут быть даже скайп-аккаунты.

В вечернее и ночное время в настройках задаются телефоны двух дежурных инженеров. "Параллельная" переадресация позволяет перевести ночные и вечерние вызовы на их мобильники одновременно. Клиент соединится с тем дежурным, кто первым успеет ответить. Если квалификация специалистов различна, с помощью "последовательной" переадресации можно сделать так, чтобы звонки пользователей переводились на новичка только в случае загруженности более опытного сотрудника.

Если говорить об оптимальном распределении звонков в службе продаж, для московской "ветви" с 9 до 18 и с 18.01 до 24.00 вызовы переадресовываются в московское подразделение. В Санкт-Петербурге в первую половину времени вызовы идут на телефоны питерского филиала, а с 18.01 до полуночи — в Москву. Отметим, что "Манго-Офис" не просто позволяет оптимизировать прием звонков, но и значительно расширяет емкость офисной системы связи — каждый приобретенный номер позволяет вести сотрудникам до 100 телефонных разговоров одновременно, "занятых" линий не будет.

Таким образом, комплексная задача по оптимизации бизнес-процессов решается довольно просто. А моральные и материальные затраты на решение оказываются совсем небольшими. Так, переадресация звонков между Москвой и Санкт-Петербургом бесплатна (при условии использования SIP-телефонов или VoIP-шлюзов). Это снижает для пользователей тарифного плана "Начальный" стоимость входящего звонка в питерский офис с переадресацией московскому специалисту до 10 копеек и делает звонок бесплатным для пользователей остальных тарифов.